Автоматизация процессов в компании: как правильно сделать?

В эпоху цифровой трансформации много писали об автоматизации задач и бизнес-процессов. И хотя в каждой компании это выглядит немного по-разному, есть несколько универсальных факторов, на которые стоит обратить внимание, чтобы быстро внедрить улучшения и, прежде всего, достичь намеченных результатов и целей. В конце концов, и оцифровка, и автоматизация деятельности компании должны действительно способствовать ведению бизнеса и достижению конкурентного преимущества, а не только быть искусством для искусства и попыткой вписаться в модную сейчас тенденцию. Итак, что нужно учитывать при планировании оцифровки? Какие процессы мне выбрать в первую очередь? Какая методология реализации подойдет лучше всего читайте на https://ruli24.ru.

Выберите инструменты перемен в будущем

Один из самых важных и фундаментальных факторов успеха в автоматизации — это выбор правильной технологии для улучшения. Здесь определенно стоит учесть набирающие популярность low-code платформы, которые, с одной стороны, предоставляют большие возможности и скорость создания «индивидуальных» полнофункциональных решений, а с другой — не ставят нас в зависимость от конкретной разработки команды.

Выбранный нами инструмент должен позволить нам максимально сосредоточиться на основном уровне автоматизированных процессов, сохраняя при этом простой и повторяемый внешний вид каждого из бизнес-приложений, которые мы создаем. Унифицированный интерфейс экономит много времени команде внедрения, которая может использовать элементы, используемые в других конфигурациях, и не должна каждый раз думать о том, какие цвета и значки использовать в проекте. Кроме того, визуально согласованная система упрощает ее использование для пользователей с любым уровнем технологической подготовки.

При выборе ИТ-решения для вашей компании также стоит проверить, насколько быстро оно может реагировать на изменения в бизнес-среде, связанные, например, с необходимостью изменения доступа к приложениям или предоставления новых, обновлением экземпляров рабочего процесса,или замены на время отсутствия сотрудников. Работа в меняющейся бизнес-среде также означает, что жизненный цикл некоторых бизнес-приложений, которые мы разработали, через некоторое время может закончиться. Поэтому также важно, чтобы такое приложение можно было безопасно заархивировать, не опасаясь потери данных или проблем в работе. Также стоит обратить внимание на несколько других функций, которые имеют прямое и практическое влияние не только на строительство, но и на последующее обслуживание и развитие внедренной автоматизации. Они будут включать:

• легкая масштабируемость и интеграция с другими системами,
• составление отчетов,
• возможность размещать вложения и инструкции для пользователей,
• многоразовость механизмов,
• транспорт между средами (разработка, тестирование и производство),
• самодокументирование,
• аудит
• предварительный просмотр истории изменений.

Посмотрите на процессы с высоты птичьего полета и через увеличительное стекло.

Бизнес-процесс — это больше, чем просто определение того, как мы выполняем определенные действия в компании. Скорее, это оперативное проявление стратегии организации. Сама реализация вышеприведенного определения приводит к выводу, что при планировании внедрения политики оцифровки в компании первой задачей должно быть подробное рисование и глубокое понимание процессов, которые мы хотим улучшить. И это независимо от того, хотим ли мы автоматизировать большую часть операций компании или только один рабочий процесс. С самого начала стоит держать как можно более широкий угол и перспективу.

Бизнес-процессы в компании можно разделить на две группы:

 ключ (так называемое ядро ) для функционирования компании

 поддерживающие , то есть те, нарушение которых препятствует работе организации, но не останавливает ее.

Ключевые процессы обычно включают в себя все, что связано с внешней стороной ведения бизнеса, включая, например, контакт с клиентами. Вторая группа процессов — это системы бэк-офиса , которые поддерживают компанию и ее сотрудников изнутри, включая управление отпусками , командировки и адаптацию .

Также может случиться так, что поддерживающие процессы в одной организации окажутся решающими в другой, все зависит от специфики бизнеса. Например, для компании, основной деятельностью которой является обработка писем от клиентов в установленные законом сроки, офисные процессы, которые в организациях чаще всего рассматриваются как вспомогательные, становятся ключевым.

Некоторые компании начинают автоматизацию с улучшения одного конкретного рабочего процесса, который в данный момент является наиболее сложным. Другие компании ориентируются не столько на области, сколько на избранную группу получателей, чтобы облегчить и ускорить их повседневную работу. Третьи организации сразу же решают оцифровать один из ключевых процессов, но вносят изменения постепенно, чтобы у сотрудников была возможность привыкнуть к предстоящим преобразованиям. Одно можно сказать наверняка: независимо от выбранного варианта деятельности, наиболее полезным методом достижения успеха является метод малых шагов, то есть использование автоматизации для управления сначала одним бизнес-процессом. Успешное улучшение конкретной схемы обычно приводит к необходимости дальнейших упрощений.